Doorschakelen instellen

Doorschakelen is hoe oproepen naar je bestaande zakelijke nummer bij je SwiftGuard-agent terechtkomen, zodat die kan opnemen, de gegevens van de klant noteert en de klus inplant terwijl jij onder een gootsteen ligt. Je houdt je nummer. Je houdt je telefoon. Er wordt niets geïnstalleerd en er komt niemand langs: je belt één korte code op je eigen toestel, net zoals je oproepen naar een collega zou doorschakelen.

Het hele klusje kost ongeveer twee minuten, en je draait het in tien seconden weer terug.

Wat je nodig hebt voordat je begint

• Een SwiftGuard-account met een lopend abonnement of proefperiode. Je agent neemt oproepen aan zolang het abonnement loopt. Loopt het af, dan worden doorgeschakelde oproepen geweigerd - houd het dus actief. Je abonnement bevat ook een vast aantal aangenomen minuten per maand - zijn die op, dan neemt je agent geen oproepen meer aan en horen bellers de bezettoon tot de maand opnieuw begint of je een abonnement hoger kiest. Op de startpagina van je dashboard zie je hoeveel van de minuten van deze maand je hebt gebruikt, zodat je het ziet aankomen.
• Toegang als eigenaar of beheerder tot dat account. Leden zien de doorschakelinstellingen wel, maar kunnen ze niet wijzigen.
• Je zakelijke nummer, en het toestel waar dat nummer bij hoort. De code moet vanaf die telefoon worden gebeld. Bel je hem vanaf een andere telefoon, dan schakel je de verkeerde lijn door. We sturen ook een 6-cijferige code naar dat nummer om te controleren dat de lijn van jou is, dus houd hem bij de hand.
• Een lijn in Nederland. Dit is het land waarvoor SwiftGuard doorschakelen vandaag ondersteunt. Zit je ergens anders, dan zegt het instelscherm dat, in plaats van je een code te tonen.

Nog iets dat je vooraf moet weten: een telefoonnummer kan maar aan één SwiftGuard-account gekoppeld zijn. Is jouw nummer al ergens anders geregistreerd, dan krijg je dat bij het opslaan te horen.

Welke oproepen moet je agent aannemen?

Beslis dit voordat je belt, want elke keuze heeft zijn eigen code. SwiftGuard noemt de twee opties Alle oproepen en Alleen als jij niet kunt.

	Alle oproepen	Alleen als jij niet kunt
Wat de beller krijgt	Je agent, elke keer	Eerst je telefoon, daarna je agent als je niet opneemt
Gaat je eigen toestel over?	Nee. Het netwerk schakelt de oproep door voordat die jou bereikt	Ja
Je agent neemt het over wanneer	Altijd	De oproep niet wordt beantwoord, de lijn bezet is, of de telefoon uit staat of geen bereik heeft
Past bij je als	Je wilt dat de agent de voordeur is en je liever niet gestoord wordt tijdens een klus	Je wilt aannemen wat je kunt en de rest nooit meer kwijtraken

De afweging is echt, dus kies met open ogen. Alle oproepen betekent dat je zakelijke lijn helemaal niet meer in je broekzak overgaat - je agent wordt het enige dat opneemt. Alleen als jij niet kunt laat jou aan zet en zet de agent achter je, om de oproepen op te vangen die anders zouden zijn weggebeld.

Hoe dan ook zit je nergens aan vast. Later wisselen is niets meer dan de andere code bellen.

Registreer je nummer bij SwiftGuard

Log in en ga naar de instelstap Stuur je oproepen door naar SwiftGuard. (Ben je al klaar met het instellen, dan vind je hetzelfde scherm onder Bedrijf, op het tabblad Doorschakelen.) Vul je zakelijke nummer in bij Je zakelijke telefoonnummer, kies onder Wanneer moeten we opnemen? wanneer we moeten aannemen, en druk op Nummer opslaan - of Wijzigingen opslaan, als je via het tabblad Doorschakelen binnenkwam.

Dit is geen papierwerk. Als er een doorgeschakelde oproep binnenkomt, gebruikt SwiftGuard het nummer waar de oproep vandaan is doorgestuurd om te bepalen wiens bedrijf het is - welke agent moet opnemen, wiens klanten opgezocht moeten worden, in wiens agenda geboekt moet worden. Een oproep die binnenkomt vanaf een nummer dat we niet kennen, wordt geweigerd in plaats van namens jou beantwoord. Het registreren van je nummer is precies wat de oproep aan jou koppelt.

Staat de lijn al onder een ander SwiftGuard-account geregistreerd, dan sturen we je bij het opslaan alsnog een code - nummers wisselen van eigenaar, en de telefoon die op een nummer overgaat is de telefoon die het nummer bezit. Voer de code in en het nummer gaat over naar jouw account. Het enige nummer dat niet kan verhuizen, is een nummer dat een ander account bij ons huurt: daarbij krijg je "Dat nummer is al gekoppeld aan een ander SwiftGuard-account.", en dat nummer komt alleen vrij als dat account het opzegt, niet met een code.

Bevestig dat het nummer van jou is

Bij het opslaan sturen we een 6-cijferige code per sms naar het nummer dat je hebt ingevuld. Lees hem van die telefoon af, typ hem in het vakje dat verschijnt en druk op Nummer bevestigen. De code is vijf minuten geldig; met Stuur een nieuwe code krijg je een nieuwe, en met Nummer wijzigen ga je terug als je hem verkeerd hebt ingetypt.

We vragen dit omdat het nummer bepaalt waar echte oproepen naartoe gaan. Iedereen kan een nummer in een formulier typen - de code is hoe wij weten dat de lijn echt van jou is, en dat is wat voorkomt dat iemand anders jouw zakelijke nummer registreert en de oproepen van jouw klanten aanneemt. Zodra het bevestigd is, zegt het scherm dat, en kan alleen iemand die zelf op dat nummer kan opnemen het nog van je overnemen.

Zolang je het niet bevestigt, bereiken oproepen je agent niet. Het nummer is opgeslagen en voor je gereserveerd, maar het doet verder niets - doe dit dus vóórdat je de doorschakelcodes hieronder belt, niet erna. Laat je het liggen, dan geven we het nummer na een dag weer vrij en kun je opnieuw beginnen.

Komt de sms niet aan, controleer dan cijfer voor cijfer het nummer op het scherm en druk daarna op Stuur een nieuwe code. Sommige lijnen kunnen helemaal geen sms ontvangen - de meeste vaste lijnen kunnen dat niet - en het scherm kan dat niet zien: je netwerk neemt het bericht aan en gooit het daarna stilletjes weg, dus de pagina blijft wachten op een code die nooit komt. Levert een tweede code ook niets op, stuur er dan geen meer en mail [email protected]; we bevestigen het nummer dan op een andere manier met je.

Bel de twee codes op je telefoon

Zodra het nummer is opgeslagen, toont het scherm de codes onder Stel het in op je telefoon, met een knop Kopiëren naast elke code. Dat scherm is de enige plek waar je eigen SwiftGuard-nummer staat - we zetten het niet op deze openbare pagina - dus de codes hieronder gebruiken <je SwiftGuard-nummer> als tijdelijke aanduiding. Log in en kopieer de echte code van dat scherm, in plaats van hem met de hand over te typen.

Staat er op dat scherm nog **21*0000000000#, dan is je SwiftGuard-nummer nog niet aan je account toegekend. Die nullen zijn een tijdelijke aanduiding, geen werkende code: bel je hem, dan gaan je oproepen nergens heen en neemt je agent dus nooit op. Neem contact met ons op, dan lossen we het op voordat je iets belt.

Bel vanaf je zakelijke toestel, in deze volgorde.

Wis eerst elke doorschakeling die al op de lijn staat

Bel ##002# en druk op bellen.

Dit wist elke doorschakelregel op het nummer, ook oude die je allang vergeten bent en die ene die onbeantwoorde oproepen naar de voicemail van je provider stuurt. Doe dit eerst. Een bestaande regel kan anders voorgaan op de nieuwe, en dan bereiken de oproepen ons stilletjes nooit.

Dat de doorschakeling naar voicemail verdwijnt is de bedoeling, geen bijwerking: vanaf nu neemt je agent op in plaats van de voicemail. Je netwerk bevestigt met een kort berichtje dat de codes zijn geaccepteerd.

Zet daarna doorschakelen aan

Bel de code die hoort bij de keuze die je hebt opgeslagen:

• Alle oproepen - **21*<je SwiftGuard-nummer>#
• Alleen als jij niet kunt - **004*<je SwiftGuard-nummer>#

Druk op bellen en wacht op de bevestiging van het netwerk. Daarmee staat het.

Controleer of het werkt

Er is geen knop die dit voor je test, en je moet er niet op vertrouwen tot er een echte oproep doorheen is geweest. Bel dus zelf even.

Leen een telefoon die niet je zakelijke lijn is en bel je zakelijke nummer.

• Koos je Alle oproepen, dan hoort je agent binnen een paar keer overgaan op te nemen en moet je eigen toestel stil blijven.
• Koos je Alleen als jij niet kunt, laat de telefoon dan overgaan zonder op te nemen. Je agent hoort het over te nemen zodra je telefoon het opgeeft.

In beide gevallen verschijnt de oproep daarna op de pagina Gesprekken in je dashboard. Open het gesprek om de opname te beluisteren en terug te lezen wat er is gezegd.

Gebeurt er niets, loop dit dan op volgorde na: controleer of je nummer op het doorschakelscherm als bevestigd staat (een onbevestigd nummer neemt helemaal geen oproepen aan); controleer of je de code vanaf het zakelijke toestel hebt gebeld en niet vanaf een andere telefoon; controleer of je de code hebt gebeld die hoort bij de keuze die je hebt opgeslagen; bel daarna opnieuw ##002# en de activatiecode, en let elke keer op de bevestiging van het netwerk.

Doorschakelen weer uitzetten

Bel ##002# vanaf je zakelijke toestel. Dat wist elke doorschakelregel en je telefoon gaat weer voor elke oproep over.

Het zegt je abonnement niet op, verwijdert je agent niet en raakt verder niets in je account aan. Het stopt alleen dat de oproepen worden overgedragen. Het dashboard houdt deze code juist daarom weggestopt achter Doorschakelen later uitzetten? - zodat niemand hem per ongeluk belt terwijl hij aan het instellen is.

Als je lijn geen mobiel is

De codes hierboven zijn de GSM-codes die elk mobiel netwerk in Nederland begrijpt. Een vaste lijn, een VoIP-lijn of een telefooncentrale in de cloud accepteert meestal helemaal geen belcodes. Doorschakelen is daar een instelling in het klantenportaal of de app van je provider.

Richt die op hetzelfde SwiftGuard-nummer dat het instelscherm je laat zien, en kies bij je provider het equivalent van de keuze die je hebt gemaakt - "altijd doorschakelen" voor Alle oproepen, of "doorschakelen bij geen gehoor en bij bezet" voor Alleen als jij niet kunt. Het bestemmingsnummer is wat telt. Hoe je provider je de lijn daarheen laat richten, is aan hen.