Je agenda koppelen

Met een gekoppelde agenda wordt je agent van een berichtenaannemer een planner. Zodra de koppeling staat, ziet hij wanneer je al bezet bent - zodat hij een beller alleen tijden aanbiedt waarop je echt vrij bent - en staat de afgesproken klus in je agenda nog voordat de beller heeft opgehangen.

Het kost ongeveer een minuut, het gebeurt helemaal op je scherm, en je draait het met één knop weer terug.

Wat je nodig hebt voordat je begint

• Een Google-account met de agenda waar je echt uit werkt. Google Agenda is vandaag de enige agenda die SwiftGuard koppelt. Microsoft Outlook en Apple Calendar staan wel op het scherm met het label Binnenkort, zodat je ziet dat ze eraan komen, maar je kunt ze nog niet kiezen.
• Toegang als eigenaar of beheerder tot je SwiftGuard-account. Leden zien het agendascherm wel, maar kunnen geen agenda koppelen of ontkoppelen - dat zegt het scherm er ook bij.
• Een browser die SwiftGuard een pop-up laat openen. Het inloggen bij Google gebeurt in een klein venster boven het dashboard. Blokkeert je browser dat, dan stuurt SwiftGuard je in hetzelfde tabblad naar Google. Een geblokkeerde pop-up vertraagt je dus, maar houdt je niet tegen.

Eén agenda tegelijk. Wil je een tweede Google-account koppelen, dan ontkoppel je eerst het eerste.

Wat SwiftGuard aan Google vraagt

Google toont je een scherm met wat SwiftGuard mag doen, met een vinkje bij elk onderdeel. Het zijn er drie, en ze moeten alle drie aan staan:

Hoe het heet	Wat het voor jou doet
Je beschikbaarheid bekijken	Ziet wanneer je bezet bent, zodat de agent alleen vrije tijden aanbiedt
Agenda-eigenschappen bekijken, waaronder titel en tijdzone	Leest welke tijdzone je agenda aanhoudt, zodat een klus van 10 uur ook bij jou 10 uur is
Afspraken in je agenda's bekijken en bewerken	Zet de afspraken die hij inplant in je agenda

Dat is de hele lijst, en het is bewust de kleinste set die Google hiervoor heeft. SwiftGuard ziet je agenda als blokken bezette en vrije tijd, nooit de inhoud van je afspraken: het weet niet wie je spreekt of wat de klus is, alleen dat het uur bezet is. Het leest alleen de agenda die je koppelt, niet andere agenda's die iemand met je deelt. Het raakt niets aan wat al in je agenda staat, en het verwijdert geen afspraak die het zelf niet heeft gemaakt.

Zet je een van de vinkjes uit, dan is je agent verlamd. Zonder Je beschikbaarheid bekijken kan hij een vrije ochtend niet van een volle onderscheiden; zonder de tijdzone zou hij tijden in het verkeerde uur aanbieden; zonder Afspraken bekijken en bewerken kan hij wel een tijd afspreken met een beller, maar heeft hij nergens om die neer te zetten. Zet ze alle drie aan.

Koppelen

Log in en open de instelstap Koppel je agenda. (Ben je al klaar met de setup, dan vind je hetzelfde scherm onder Bedrijf, op het tabblad Agenda.)

1. Klik op Koppelen bij de tegel Google Calendar.
2. Er opent een klein Google-venster boven het dashboard. Log in en kies het account met de agenda waar je uit werkt.
3. Laat op het toestemmingsscherm van Google alle vinkjes aan staan en ga verder.
4. Het venster sluit zichzelf. Je hoeft niets aan te klikken om terug te komen.

De tegel wordt groen, meldt Gekoppeld, en toont bij welk account de agenda hoort, sinds wanneer, en welke tijdzone je agenda aanhoudt - zo zie je in één oogopslag op welke klok je klussen worden ingepland. Klaar - vanaf de volgende oproep kan de agent inplannen.

Zolang het Google-venster openstaat zegt de tegel Wachten op Google..., met twee knoppen eronder. Hervat in pop-up haalt dat venster weer naar voren als het achter het dashboard is verdwenen, of opent het opnieuw als je het per ongeluk hebt gesloten. Annuleren breekt de poging af. Er wordt niets opgeslagen, dus je kunt gewoon opnieuw beginnen.

In welke agenda plant hij in?

In de hoofdagenda van het Google-account waarmee je bent ingelogd - die met jouw naam erop. Niet in een gedeelde teamagenda, en niet in een tweede agenda die je ernaast bijhoudt.

De tijdzone van die agenda is de tijdzone waarin de agent spreekt. Staat het account op Amsterdam, dan is elke tijd die hij een beller aanbiedt en elke afspraak die hij wegschrijft Amsterdamse tijd - uit welke tijdzone de beller ook belt.

Een ingeplande klus verschijnt als een gewone afspraak in je agenda: het werk waar de beller om vroeg is de titel, het adres is de locatie, en wat de agent verder noteerde staat in de omschrijving. Annuleer je een afspraak in SwiftGuard, dan verdwijnt hij normaal gesproken meteen ook uit je agenda. Heel af en toe lukt dat niet: hebben we geen toegang meer tot je agenda, of is de klus ingepland in een Google-account dat je inmiddels hebt ontkoppeld of ingeruild, dan blijft de afspraak staan en lijkt die tijd nog bezet. Verwijder hem dan zelf - en annuleerde je de klus op de pagina Afspraken, dan zegt SwiftGuard het meteen en krijg je een knop rechtstreeks naar je agenda.

Je agenda is de baas, en het werkt twee kanten op. Verwijder je een ingeplande klus rechtstreeks in Google Agenda, dan zet SwiftGuard hem voor je op Geannuleerd, meestal binnen een minuut - je hoeft hem niet nog een keer in het dashboard te annuleren. Sleep je hem naar een andere tijd, dan volgt SwiftGuard, zodat de pagina Afspraken altijd de tijd laat zien die echt in je agenda staat. Wat SwiftGuard niet doet, is veranderen waar de beller om vroeg: hernoem je de afspraak of pas je de notities aan, dan blijven de klus, het adres en de notities staan zoals de beller ze gaf.

Eén ding om te weten: maak je van een ingeplande klus een afspraak voor de hele dag, of laat je hem herhalen, dan laat SwiftGuard de oorspronkelijk ingeplande tijd staan in plaats van naar een nieuwe te gissen. Wil je een klus verzetten, sleep hem dan naar de nieuwe tijd.

Welke tijden biedt hij aan?

Alleen tijden die aan al deze voorwaarden voldoen:

• Binnen je openingstijden. Nieuwe accounts staan op maandag tot en met vrijdag, 08:00 tot 18:00, in het weekend gesloten. Je past ze aan op het tabblad Gegevens onder Bedrijf - inclusief in het weekend werken, en een dag splitsen rond een lunchpauze.
• Niet al bezet. Alles wat in je agenda geblokkeerd staat wordt overgeslagen, door wie het er ook in is gezet.
• Ver genoeg vooruit om er te kunnen zijn. Nieuwe accounts staan op twee uur, zodat niemand je over tien minuten inboekt terwijl je nog onder een gootsteen ligt.

Die laatste stel je zelf in. Op het tabblad Gegevens onder Bedrijf bepaalt Vroegste starttijd van een klus hoe snel de agent een beller een tijd mag aanbieden. Twee uur past bij een bedrijf dat een route plant, maar is het verkeerde antwoord voor spoedklussen: een gesprongen leiding om 9 uur krijgt dan pas half twaalf aangeboden en belt iemand anders. Neem je spoedklussen aan, zet het dan op een kwartier - of helemaal op Zodra ik vrij ben, waarmee de agent het eerstvolgende halve uur aanbiedt dat je vrij hebt.

De agent biedt een beller maximaal drie tijden om uit te kiezen, elk half uur, standaard een uur lang tenzij de klus langer duurt. Hij kijkt telkens twee weken vooruit - en zit die twee weken vol, dan kijkt hij verder in plaats van de beller te vertellen dat je niets vrij hebt. Een agenda die tot week vijf bomvol zit, krijgt de klus gewoon in week vijf ingepland.

Er is geen grens aan hoe ver vooruit een klus ingepland kan worden. Vanuit je dashboard zet je er een in de agenda voor het voorjaar, of jaren vooruit, door zelf een tijd te kiezen.

Je openingstijden zijn het hek waarbinnen de agent tekent, dus houd ze eerlijk. Een tijd die je zelf in het dashboard kiest, is er niet aan gebonden.

Als er een vinkje uit stond

Google laat je het toestemmingsscherm afronden met een vinkje uit, dus dit gebeurt zo, en het is net zo makkelijk hersteld.

De tegel van Google Calendar wordt oranje en zegt Actie nodig, met in gewone woorden wat SwiftGuard nog niet kan - bijvoorbeeld "De afspraken die het inplant in je agenda zetten". Klik op Opnieuw koppelen en sta deze keer alles toe wat Google vraagt.

Is er zoveel geweigerd dat SwiftGuard de agenda niet eens kon lezen, dan wordt er helemaal niets opgeslagen. De tegel zegt dan "Er stond een vinkje uit op het scherm van Google, dus je agenda is niet gekoppeld" en de knop heet Koppelen in plaats van Opnieuw koppelen. Zelfde oplossing: klikken, en alles aanvinken.

Negeer een oranje tegel niet. Een agenda die wel gekoppeld is maar niet alles mag, ziet er verbonden uit terwijl het inplannen stilletjes mislukt.

Als er "Opnieuw koppelen vereist" staat

Soms toont de tegel Actie nodig met "Opnieuw koppelen vereist - de koppeling met je agenda is verlopen." De verbinding tussen SwiftGuard en Google werkt niet meer: de toestemming is ingetrokken in je Google-account, of wij hebben de sleutels vervangen die de koppeling beschermen.

Er gaat niets verloren en er is niets mis met je agenda. Klik op Opnieuw koppelen, log opnieuw in, en het inplannen loopt weer. Tot die tijd neemt je agent nog steeds de telefoon op en noteert hij nog steeds de gegevens van de beller - hij kan de klus alleen niet in je agenda zetten.

Je agenda ontkoppelen

Klik op het tabblad Agenda onder Bedrijf op Ontkoppelen.

SwiftGuard trekt zijn eigen toegang bij Google in en vergeet de koppeling. Alles wat bij Google staat blijft precies waar het is: de afspraken die de agent voor je heeft ingepland blijven in je agenda staan, want die zijn van jou. Je agent blijft oproepen aannemen; hij kan ze alleen niet meer inplannen.

Later opnieuw koppelen is dezelfde drie klikken als de eerste keer.