Privacybeleid (gearchiveerd 14 juli 2026)

Dit is een gearchiveerde versie van 14 juli 2026, bewaard ter referentie. Dit is niet de versie die nu geldt. Lees de huidige versie

Deze versie gold van 14 juli 2026 tot 7 september 2026.

SwiftGuard biedt een AI-telefoonassistent die telefoongesprekken beantwoordt voor loodgieters- en verwarmingsbedrijven in heel Europa. Dit beleid legt uit welke persoonsgegevens wij verwerken, waarom, hoe lang wij ze bewaren en welke rechten u heeft. Het legt ook de twee rollen uit die wij vervullen: wij zijn de verwerkingsverantwoordelijke voor de account- en facturatiegegevens van de bedrijven die SwiftGuard gebruiken, en wij zijn een verwerker voor de persoonsgegevens van de personen die naar die bedrijven bellen.

In dit beleid betekent u het bedrijf (en zijn medewerkers) dat een SwiftGuard-account heeft. Bellers zijn de personen die uw bedrijf bellen en met de assistent spreken.

In het kort

• Wij verzamelen de account-, beveiligings- en facturatiegegevens die wij nodig hebben om u de dienst te leveren - en wanneer de assistent gesprekken voor u beantwoordt, verwerken wij namens u de gegevens van uw bellers om die gesprekken af te handelen en op te nemen.
• Wij verkopen geen persoonsgegevens en gebruiken ze niet voor reclame.
• Wij gebruiken alleen strikt noodzakelijke cookies, dus er is geen cookiebanner.
• U kunt uw gegevens inzien, corrigeren, exporteren of verwijderen, en bezwaar maken tegen bepaalde vormen van gebruik - e-mail [email protected].
• U kunt een klacht indienen bij uw lokale toezichthoudende autoriteit voor gegevensbescherming.

1. Wie wij zijn

SwiftGuard wordt aangeboden door SwiftGuard AI, onze geregistreerde naam bij de Kamer van Koophandel (KvK) onder nummer 75538288 - een eenmanszaak van Daan van den Bergh, gevestigd aan de Ensahlaan 25, 3723 HT Bilthoven, Nederland ("wij", "ons"). Als zelfstandig ondernemer is hij de verwerkingsverantwoordelijke voor de in artikel 2 beschreven account-, beveiligings- en facturatiegegevens.

Voor privacyvragen, of om uw rechten uit te oefenen, kunt u contact met ons opnemen via [email protected].

Wij hebben geen functionaris voor gegevensbescherming aangesteld, omdat onze huidige verwerking dat onder de AVG niet vereist. Voor vragen over gegevensbescherming kunt u contact met ons opnemen via [email protected].

2. Gegevens die wij verzamelen en waarvoor wij verantwoordelijk zijn (over u, onze zakelijke klant)

Het verstrekken van uw naam, e-mailadres en bedrijfsgegevens is noodzakelijk om een account aan te maken en SwiftGuard te gebruiken; als u ze niet verstrekt, kunnen wij u de dienst niet leveren. Uw wachtwoord wordt uitsluitend opgeslagen als een veilige, onomkeerbare hash. Wij slaan nooit volledige kaartnummers of beveiligingscodes op - kaartbetalingen worden volledig afgehandeld door Stripe in zijn eigen gehoste betaalomgeving.

3. Waarom wij uw gegevens gebruiken, onze rechtsgrond en hoe lang wij ze bewaren

Waar wij ons beroepen op gerechtvaardigd belang, bestaat ons belang uit het aanbieden van een veilige en betrouwbare dienst; u kunt te allen tijde bezwaar maken (zie artikel 9). Wij verkopen uw persoonsgegevens niet, wij delen ze niet voor reclamedoeleinden en wij versturen geen marketing-e-mails vanuit de dienst.

4. Gegevens die wij voor u verwerken (over uw bellers)

Wanneer onze assistent gesprekken voor uw bedrijf beantwoordt, treden wij op als uw verwerker - u bent de verwerkingsverantwoordelijke en wij verwerken gegevens van bellers uitsluitend om de dienst te leveren en op basis van uw gedocumenteerde instructies, onder een verwerkersovereenkomst (op verzoek beschikbaar). Om zeker te weten dat het echt uw klant is die belt, vraagt de assistent de beller naar de postcode en het huisnummer die in diens dossier staan en stuurt hij een eenmalige code per sms naar diens telefoon, voordat hij het dossier opzoekt, een dossier voor die beller aanmaakt of een van diens afspraken wijzigt. De gegevens van bellers die wij voor u verwerken, omvatten onder meer:

• Gegevens over de beller en de klus, vastgelegd door u of door de assistent: telefoonnummer, naam, optioneel e-mailadres, serviceadressen en vrije notities over de klus.
• Waarmee wij controleren of een beller is wie hij zegt te zijn: de postcode en het huisnummer die de beller ons geeft - die wij los van het serviceadres bewaren, uitsluitend zodat de assistent er opnieuw naar kan vragen voordat hij telefonisch een afspraak van die beller wijzigt; of het telefoonnummer van de beller een mobiel nummer is dat een sms kan ontvangen (dat controleren wij zodat wij geen sms sturen naar een vaste lijn die het bericht nooit zou ontvangen); de eenmalige code die wij de beller sturen; en de datum waarop diens nummer is bevestigd.
• Het gesprek zelf: de opname, een uitgeschreven transcriptie van wat er is gezegd en een korte door AI geschreven samenvatting van het gesprek, alle gemaakt door ons spraakplatform ElevenLabs (zie artikel 5).

Hoe lang gegevens van bellers worden bewaard: gegevens van bellers worden bewaard totdat u ze verwijdert of uw account opheft - u bepaalt hoe lang ze worden bewaard. De opname van het gesprek wordt namens ons bewaard door ons spraakplatform ElevenLabs; zelf bewaren wij geen kopie van de audio. De uitgeschreven transcriptie en de AI-samenvatting van elk gesprek slaan wij wel op in onze eigen database. De transcriptie en samenvatting verwijderen wij 90 dagen na het gesprek, en wij hebben ons spraakplatform zo ingesteld dat het de opname volgens hetzelfde schema van 90 dagen verwijdert. Een eenmalige code wordt nooit in leesbare vorm opgeslagen, verloopt binnen vijf minuten en wordt verwijderd zodra hij is gebruikt. Twee tellers blijven langer bestaan dan al het voorgaande: om te voorkomen dat hetzelfde nummer keer op keer een sms krijgt, en om te voorkomen dat iemand blijft gokken naar de postcode en het huisnummer, tellen wij die pogingen op het telefoonnummer van de beller - en die telling, waarin het nummer zelf staat, bewaren wij tot twee dagen na de laatste poging, ook als het dossier van de beller intussen is verwijderd. Zonder die telling zou het verwijderen van een dossier iemand simpelweg een nieuwe reeks sms-berichten en nieuwe gokpogingen opleveren. Een beller kan ook voorkomen in ons logboek van beveiligingsgebeurtenissen - bijvoorbeeld wanneer die persoon een code per sms heeft gekregen, of wanneer iemand de postcodecontrole op diens dossier niet heeft doorstaan. Heft u uw account op, dan wordt alles in die vermeldingen wat zegt wie de beller was, inclusief diens telefoonnummer, daaruit gewist: de vermelding blijft staan, maar daarin staat niet langer wie er aan de lijn was.

Omdat u de verwerkingsverantwoordelijke bent voor gegevens van bellers, dienen bellers die hun rechten willen uitoefenen contact op te nemen met uw bedrijf; wij helpen u bij het beantwoorden.

5. Gespreksopname en transcriptie

Gesprekken die door de assistent worden beantwoord, worden opgenomen en/of getranscribeerd zodat de assistent het verzoek kan begrijpen, de klus kan inplannen en u een verslag van het gesprek kan geven. Als bedrijf beslist u of gesprekken worden opgenomen, voor welke doeleinden en voor hoe lang, en kiest u als verwerkingsverantwoordelijke de rechtsgrond - doorgaans de uitvoering van de dienst waar de beller om vroeg, of uw gerechtvaardigd belang bij het documenteren en verbeteren van de dienstverlening, met een mogelijkheid voor bellers om bezwaar te maken.

De assistent vertelt elke beller in zijn openingszin dat hij een geautomatiseerde assistent is en dat het gesprek wordt opgenomen - nog voordat de beller iets over de klus zegt. Maakt een beller bezwaar tegen de opname, dan zegt de assistent eerlijk dat hij de opname niet kan uitzetten en dat de beller kan ophangen en het bedrijf op een andere manier kan benaderen. Die melding is een mededeling en geen toestemmingsvraag, dus als bedrijf blijft u verantwoordelijk voor het naleven van de wetgeving inzake gespreksopname en telecommunicatie in elk land waar u gesprekken aanneemt (zie onze Algemene Voorwaarden). Dat is vooral van belang in landen als Duitsland, Oostenrijk en België, waar iedereen die aan het gesprek deelneemt duidelijk toestemming moet geven voor de opname - daar volstaat een melding alleen niet.

De assistent begrijpt wat bellers zeggen om het gesprek af te handelen. Hij analyseert niet hoe de stem van een beller klinkt om te herkennen wie die persoon is: wij voeren geen identificatie op basis van stemafdrukken of andere biometrie uit.

Er is één ding dat wij met gespreksgegevens doen voor onze eigen doeleinden, en dat zeggen wij liever ronduit dan dat wij het wegstoppen: een klein aantal van onze medewerkers kan opnames beluisteren en transcripties lezen om te zien hoe goed de assistent een gesprek heeft afgehandeld en om hem te verbeteren - bijvoorbeeld wanneer hij een adres verkeerd verstaat of een klus niet inplant die hij had moeten inplannen. Die toegang is beperkt tot de weinige mensen die de dienst draaiende houden en over de inloggegevens beschikken, en zij zijn gebonden aan geheimhouding; wij werken nog aan toegangsrechten per persoon en aan een logboek van wie welk gesprek heeft geopend. Wij gebruiken deze gegevens niet om AI-modellen te trainen (zie artikel 10) - wij luisteren mee om te controleren en te corrigeren hoe de assistent zich gedraagt, niet om die gegevens aan een model te voeren.

Voor dit ene doel handelen wij niet op instructie van het bedrijf maar op eigen initiatief. Daarvoor zijn wij dus de verwerkingsverantwoordelijke en daarop zijn wij aanspreekbaar. Onze rechtsgrond is ons gerechtvaardigd belang om de assistent nauwkeurig, veilig en betrouwbaar te maken - wat bellers ook beschermt tegen een verkeerd ingeplande spoedklus. Opnames en transcripties die hiervoor worden gebruikt, worden net als alle andere gesprekken na 90 dagen verwijderd. Bent u een beller en wilt u niet dat uw gesprek wordt gebruikt om de assistent te verbeteren, dan kunt u bezwaar maken - stuur ons een e-mail op [email protected] en dan stoppen wij daarmee en verwijderen wij uw gesprek uit onze beoordeling, zonder dat u een reden hoeft op te geven.

6. Cookies

Wij gebruiken alleen strikt noodzakelijke cookies. Ons inlogsysteem plaatst een beveiligde, HTTP-only sessiecookie zodat u ingelogd blijft (ongeveer 7 dagen). In de facturatieomgeving plaatst onze betaalprovider Stripe zijn eigen cookies om de checkout uit te voeren en fraude te voorkomen. Wij gebruiken geen analytische, advertentie- of trackingcookies en er staan geen trackers van derden op onze website - er is daarom geen cookiebanner vereist.

7. Met wie wij gegevens delen

De dienstverleners in de onderstaande tabel helpen ons SwiftGuard te exploiteren. Elk van hen is gebonden aan een verwerkersovereenkomst met ons en gebruikt de gegevens uitsluitend op onze instructies. Een agenda die u zelf koppelt werkt anders - zie onder de tabel.

Google Agenda valt buiten die tabel, omdat het geen dienstverlener is die wij namens u inschakelen. Als u ervoor kiest een agenda te koppelen, koppelt u uw eigen Google-account, onder uw eigen overeenkomst met Google, en u kunt die koppeling - of onze toegang in uw Google-account - op elk moment intrekken. Google vraagt u twee rechten toe te staan: uw agenda inzien, en afspraken daarin aanmaken en wijzigen. Dat is ruimer dan wat wij gebruiken: wij lezen bij het koppelen om welke agenda het gaat en wat de tijdzone is, lezen wanneer u vrij of bezet bent, maken de afspraken aan die de assistent inplant, en verwijderen een afspraak weer als die wordt geannuleerd of als wij haar ten onrechte hebben aangemaakt.

Wat wij in de agenda-afspraak zetten: het afspraaktijdstip, het klusadres en de vrije-tekstomschrijving en notities uit het gesprek. Er is geen veld voor de naam, het telefoonnummer of het e-mailadres van de beller en die sturen wij ook niet mee - maar het adres identificeert de beller op zichzelf al, en de vrije tekst wordt door de spraakassistent geschreven op basis van wat de beller heeft verteld en wordt niet gefilterd voordat hij bij Google terechtkomt, dus daarin kan identificerende en soms gevoelige informatie over de beller en diens woning staan. De afspraak wordt opgeslagen op de infrastructuur van Google, ook in de Verenigde Staten, onder uw overeenkomst met Google en Googles eigen waarborgen in plaats van de onze. Al aangemaakte afspraken blijven na het ontkoppelen in uw agenda staan - ze zijn van u.

Om de beller te begrijpen en te antwoorden geeft ons spraakplatform het gesprek door aan een taalmodel van OpenAI, met een sleutel die wij bij hen aanhouden. OpenAI ziet dus wat er in het gesprek wordt gezegd, maar wordt aangeroepen door het spraakplatform en niet door ons, en gebruikt het gesprek niet om zijn modellen te trainen. De volledige, actuele lijst van iedereen in die keten staat in Bijlage III van onze Verwerkersovereenkomst en is ook op verzoek beschikbaar.

8. Doorgifte naar derde landen

Wij slaan onze kerndatabase op in de Europese Unie (Frankfurt). Sommige van onze dienstverleners verwerken persoonsgegevens buiten de Europese Economische Ruimte, voornamelijk in de Verenigde Staten (ElevenLabs, Twilio, OpenAI, Stripe, Resend, Railway en het wereldwijde netwerk van Cloudflare). Voor die doorgiften vertrouwen wij op de EU-standaardcontractbepalingen (SCC's) en/of het EU-VS Data Privacy Framework, zoals van toepassing op elke dienstverlener. U kunt een kopie van de waarborgen opvragen via [email protected].

Als u een Google Agenda koppelt, worden de afspraken die wij inplannen in uw eigen Google-account gezet en gaan ze naar de wereldwijde infrastructuur van Google, ook in de Verenigde Staten. Die doorgifte vindt plaats onder uw eigen overeenkomst met Google en onder Googles eigen waarborgen - niet onder waarborgen die wij hebben - en het is dus de enige doorgifte waarvan wij u geen kopie kunnen sturen. Google verklaart dat Google LLC is gecertificeerd onder het EU-VS Data Privacy Framework en dat het zich beroept op de EU-modelcontractbepalingen wanneer er geen adequaatheidsbesluit geldt. Door de agenda te ontkoppelen gaan er geen nieuwe gegevens meer naar Google; wat al in uw agenda staat wordt daarmee niet verwijderd en blijft daar onder uw controle staan.

9. Uw rechten

Onder de AVG heeft u het recht om:

• de persoonsgegevens die wij over u bewaren in te zien en er een kopie van te ontvangen;
• onjuiste of onvolledige gegevens te laten corrigeren;
• uw gegevens te laten verwijderen, waar de wet dat toestaat;
• in bepaalde gevallen het gebruik van uw gegevens te laten beperken;
• uw gegevens te ontvangen in een overdraagbaar, machineleesbaar formaat;
• bezwaar te maken tegen verwerking op basis van onze gerechtvaardigde belangen;
• uw toestemming te allen tijde in te trekken, waar wij ons op toestemming baseren.

Om een recht uit te oefenen, neemt u contact op via [email protected]. Wij reageren binnen een maand (bij complexe verzoeken te verlengen met maximaal twee maanden). Het eerste verzoek is kosteloos en wij kunnen u vragen uw identiteit te verifiëren. Als uw gegevens betrekking hebben op een gesprek dat u heeft gevoerd met een bedrijf dat SwiftGuard gebruikt, is dat bedrijf de verwerkingsverantwoordelijke - neem contact op met dat bedrijf; wij helpen het bij het beantwoorden.

U kunt ook een klacht indienen bij uw lokale toezichthoudende autoriteit voor gegevensbescherming (in Nederland: de Autoriteit Persoonsgegevens).

10. Geautomatiseerde interacties en AI

Gesprekken worden beantwoord door een geautomatiseerde assistent (een AI-systeem), niet door een persoon. De assistent stelt zich helemaal aan het begin van het gesprek voor als geautomatiseerde assistent en vertelt de beller dat het gesprek wordt opgenomen. Hij plant afspraken in en legt gespreksgegevens vast; hij neemt geen besluiten met rechtsgevolgen of vergelijkbaar aanzienlijke gevolgen voor wie dan ook, en wij identificeren bellers niet biometrisch.

Wij gebruiken uw gegevens en de gegevens van uw bellers niet om AI-modellen te trainen. Dat is ons eigen handelen en dat hebben wij in de hand. Een gesprek beluisteren om te corrigeren en te verbeteren hoe de assistent zich gedraagt (artikel 5) is iets anders dan er een model op trainen: het eerste doen wij, het tweede nooit.

Die belofte kunnen wij niet namens onze leveranciers doen. In plaats van dat te beweren, vertellen wij u wat zij zelf zeggen, zodat u het kunt nagaan. OpenAI, van wie het taalmodel begrijpt wat de beller zegt, stelt dat gegevens die naar zijn API worden gestuurd niet worden gebruikt om zijn modellen te trainen of te verbeteren, tenzij de klant daar uitdrukkelijk voor kiest - en dat hebben wij niet gedaan (zie het API-gegevensbeleid van OpenAI). Bij ons spraakplatform ElevenLabs ligt dat anders, en dat verbloemen wij niet: in zijn gepubliceerde privacybeleid staat dat het spraakgegevens gebruikt om zijn eigen modellen te helpen verbeteren, en het hanteert aparte voorwaarden voor zakelijke klanten zoals wij, onder een verwerkersovereenkomst. Wij zijn bezig die overeenkomst te sluiten, en zolang die niet is ondertekend kunnen wij u niet beloven dat gespreksaudio buiten hun modeltraining blijft. Wij zeggen dat liever eerlijk dan dat wij het tegendeel beweren (zie het privacybeleid van ElevenLabs). Wij passen dit artikel aan zodra daarin verandering komt.

11. Beveiliging

Wij nemen redelijke technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beschermen, waaronder versleuteling tijdens overdracht (TLS) en versleuteling in rust via onze database- en hostingproviders, toegang op basis van minimale rechten, gehashte wachtwoorden en het loggen van beveiligingsrelevante handelingen. Om de dienst te exploiteren en te beveiligen houden wij ook operationele logboeken bij, die beperkte persoonsgegevens kunnen bevatten zoals e-mailadressen, IP-adressen en de plaats waarnaar een adres is herleid; wij verwijderen inloggegevens uit deze logboeken, en de operationele logboeken op ons hostingplatform worden slechts kort bewaard. Geen enkele methode van verzending of opslag is volledig veilig, dus wij kunnen geen absolute veiligheid garanderen. Als een datalek u treft, stellen wij u en de bevoegde autoriteiten daarvan op de hoogte zoals wettelijk vereist.

12. Kinderen

SwiftGuard is een dienst voor bedrijven en is niet gericht op kinderen. Wij verzamelen niet bewust persoonsgegevens van kinderen. Als u denkt dat een kind via een gesprek gegevens heeft verstrekt, neem dan contact met ons op en dan helpen wij de verwijdering ervan te regelen.

13. Wijzigingen in dit beleid

Wij kunnen dit beleid bijwerken. Wij passen dan de datum "Laatst bijgewerkt" hierboven aan en informeren u bij wezenlijke wijzigingen per e-mail of in uw dashboard. Wij passen wezenlijke wijzigingen niet met terugwerkende kracht toe zonder rechtsgrond.

14. Contact

Vragen of verzoeken: [email protected] · SwiftGuard AI, Ensahlaan 25, 3723 HT Bilthoven, Nederland.

Dit beleid wordt ter informatie verstrekt en is een concept in afwachting van juridische beoordeling; het is geen juridisch advies. Een gekwalificeerde jurist moet het beoordelen voordat het als definitief wordt beschouwd.